Lot takibi, her ürün partisinin numarasını, son kullanma tarihini ve hangi belgeyle hangi müşteriye çıktığını kayıt altında tutmaktır. Bir partide kalite sorunu ya da tedarikçi uyarısı olduğunda, lot takibi yapan toptancı etkilenen salonları birkaç dakikada listeler ve yalnızca ilgili müşterilerle iletişime geçer.
Geri çağırma, çoğu toptancının nadiren yaşadığı ama yaşandığında hızlı hareket etmesi gereken bir durumdur. Tedarikçi bir partide sorun bildirdiğinde ya da depo kendi kontrolünde bir kusur fark ettiğinde, "bu üründen kime ne gönderdik?" sorusunun yanıtı genellikle faturalar arasında elle aranır. Ürün bazında satış raporu yetersizdir; çünkü sorun ürünün tamamında değil belirli bir partidedir.
Lot takibi neden ürün takibinden farklıdır?
Ürün takibi bir kalemden kaç adet satıldığını gösterir. Lot takibi ise aynı kalemin farklı üretim partilerini birbirinden ayırır. Aynı saç bakım maskesinin üç farklı partisi aynı anda depoda olabilir; sorun bunlardan yalnızca birindeyse, ürün bazlı kayıtla tüm müşterileri aramak gerekir. Lot bazlı kayıtla ise yalnızca o partiyi alan salonlara ulaşılır. Bu hem iş yükünü hem de gereksiz telaşı azaltır.
Geri çağırmaya hazır olmak için hangi veriler tutulmalı?
| Veri | Nereden gelir? | Neden gerekli? |
|---|---|---|
| Lot / parti numarası | Ambalaj, tedarikçi belgesi | Partiyi tekil olarak tanımlar |
| Son kullanma tarihi | Ambalaj | FEFO ve tarih kontrolü |
| Giriş belgesi | Alış faturası | Partinin hangi tedarikçiden geldiğini gösterir |
| Çıkış belgesi ve müşteri | Sipariş, satış faturası | Partinin kime gittiğini gösterir |
| İletişim bilgisi | Müşteri kartı | Etkilenen müşteriye hızlı ulaşım |
Bir geri çağırma durumunda adımlar nelerdir?
- Partiyi doğrulayın: Tedarikçinin bildirdiği lot numarası ve ürün kodu sisteminizdeki kayıtla eşleştirilir.
- Depodaki stoğu ayırın: Etkilenen partinin raftaki miktarı satıştan çekilir ve ayrı bir alana alınır.
- Etkilenen müşterileri listeleyin: Lotun hangi siparişlerle ve faturalarla hangi salonlara gittiği raporlanır.
- Müşterileri bilgilendirin: Yalnızca ilgili salonlara, ürün ve lot bilgisini içeren açık bir mesaj gönderilir.
- Dönüşü takip edin: Geri gelen ürünler iade olarak kaydedilir; tedarikçiyle süreç kapatılır.
- Kayıt tutun: Kime ne zaman bilgi verildiği ve ne kadar ürünün döndüğü saklanır.
Geri çağırmaya ilişkin yasal yükümlülükler ürün grubuna ve mevzuata göre değişir. Kozmetik ürünler TİTCK'nın kozmetik mevzuatına tabidir; güncel yükümlülükler için mevzuatı ve danışmanınızı kontrol edin.
Lot takibinde en sık yapılan hatalar nelerdir?
- Mal kabulde lot numarasının yazılmaması ya da yalnızca bir partinin girilmesi
- Farklı lotların aynı raf gözünde karışması
- Sevkiyatta lot bilgisinin belgeye geçmemesi
- İade gelen ürünün hangi lottan olduğunun kaydedilmemesi
- Lot kayıtlarının stok miktarıyla dönemsel olarak karşılaştırılmaması
Lot disiplini, SKT takibi ve FEFO ile birlikte işler. Bu konuları SKT takibi ve FEFO yazılarımızda ele aldık.
İade gelen ürünlerde lot bilgisi neden önemlidir?
İade, lot takibinin en kolay unutulan halkasıdır. Salon bir ürünü geri gönderdiğinde, ürünün hangi partiden geldiği kaydedilmezse depo stoğu ile lot kayıtları birbirinden kopar. Daha da önemlisi, iadenin nedeni bir kalite sorunuysa bu bilgi ilgili partinin diğer alıcılarını da ilgilendirebilir. Aynı lottan birden fazla salondan benzer şikayetle iade gelmesi, sorunun tekil değil parti kaynaklı olduğunun erken bir işaretidir.
Bu nedenle iade kabulünde ürünün ambalajındaki lot numarası okunmalı, iade kaydına eklenmeli ve ürün tekrar satılabilir durumdaysa doğru lota geri alınmalıdır. Satılamayacak durumdaki iadeler ise ayrı bir alanda tutulmalı ve satılabilir stoktan ayrılmalıdır.
Tedarikçiyle lot bilgisi nasıl paylaşılmalı?
Geri çağırma çoğu zaman tedarikçiden gelen bir bildirimle başlar. Bu bildirimin hızlı işlenebilmesi için alış faturalarında lot numaralarının kayıtlı olması ve tedarikçinin kullandığı lot formatıyla depodaki kaydın aynı olması gerekir. Tedarikçiyle çalışmaya başlarken lot numarasının ambalajda nerede yazdığını, faturada ya da irsaliyede yer alıp almadığını netleştirmek, ileride yaşanacak karışıklığı önler. Toptancının kendi tespit ettiği bir sorun olduğunda da tedarikçiye ürün kodu, lot numarası ve sorunun kısa açıklamasıyla yazılı bildirim yapmak, sürecin her iki tarafta kayıt altına alınmasını sağlar.
selfBeautyStore'da lot takibi nasıl çalışır?
selfBeautyStore'da lotlar stok kartından ya da alış faturası satırından lot numarası ve son kullanma tarihiyle girilir. Aynı ürün ve lot zaten varsa miktar o lota eklenir, yoksa yeni lot açılır.
- Çıkış: Sipariş kargoya verildiğinde miktar FEFO sırasıyla lotlardan düşülür; satış faturasında lot seçilir. İptal ve iadede düşüm geri alınır.
- Lot izleme: Stok Raporları altındaki SKT / Lot Raporu'nda bir lotun hangi siparişlerle hangi müşterilere gittiği, satış faturalarında müşteri ve telefon bilgisiyle birlikte listelenir. Bu liste geri çağırma için hazırlanmıştır.
- Bilgilendirme: Toptancı panelden tek bir müşteriye ya da müşteri tipine uygulama içi bildirim gönderebilir.
- Tüm sorgular toptancı (kiracı) bazında sınırlıdır; her toptancı yalnız kendi lotlarını görür.
Stok ve lot modülünü özellikler sayfasında, platformun bütününü güzellik toptancısı programı sayfasında görebilirsiniz.
Salonlara geri çağırma bilgisi nasıl iletilmeli?
Etkilenen müşterilere gönderilecek mesajın dili, sürecin sakin yürümesi için önemlidir. Mesajda ürün adı, ürün kodu, lot numarası ve ambalajda bu bilginin nerede yazdığı açıkça belirtilmelidir; salonun elindeki ürünün etkilenip etkilenmediğini kolayca kontrol edebilmesi gerekir. Ürünün kullanımının durdurulması isteniyorsa bu net yazılmalı, ürünün nasıl geri gönderileceği ve bedelinin nasıl telafi edileceği tek mesajda anlatılmalıdır. Etkilenmeyen partileri kullanan salonları gereksiz yere tedirgin etmemek için mesaj yalnızca ilgili müşterilere gönderilmelidir. Mesajın ardından telefonla ulaşılamayan müşterilerin listesi tutulmalı ve takip edilmelidir.
Geri çağırma tatbikatı yapmak mantıklı mı?
Evet. Yılda bir ya da iki kez rastgele bir lot seçip "bu parti kimlere gitti?" sorusunu sistemden yanıtlamayı denemek, kayıtlardaki boşlukları gerçek bir olay yaşanmadan gösterir. Tatbikatta raporun eksik çıktığı noktalar, genellikle mal kabulde ya da iade kaydında atlanan adımlardır. Bunları düzeltmek, gerçek bir durumda saatler sürecek aramayı dakikalara indirir.