Kozmetik ürünlerde SKT takibi, her ürünün son kullanma tarihini parti (lot) bazında kaydetmek, tarihi yaklaşan stokları belirli bir eşik süre önceden görmek ve sevkiyatta tarihi en yakın geçerli partiyi önce çıkarmaktır. Ürün kartında tek bir tarih tutmak yetmez; aynı üründe farklı tarihli partiler bulunur.
Güzellik toptancısının deposunda saç boyalarından cilt bakım serumlarına, ağdadan kirpik yapıştırıcısına kadar yüzlerce ürün bulunur. Bu ürünlerin bir kısmı uzun süre raf ömrüne sahipken bir kısmı daha hassastır. Tarihi geçmiş bir ürünün salona gönderilmesi hem güven kaybına hem de iade maliyetine yol açar; tarihi yaklaşan ürünün geç fark edilmesi ise satılamayan stok demektir.
Hangi kozmetik ürünlerde SKT takibi daha kritiktir?
SKT takibi tüm ürünlerde faydalıdır ama bazı gruplarda önceliklidir:
- Ampul, serum ve aktif içerikli cilt bakım ürünleri
- Kirpik ve kaş uygulamalarında kullanılan yapıştırıcı ve solüsyonlar
- Saklama koşullarına duyarlı, soğuk zincir gerektiren ürünler
- Saç boyası, oksidan ve kimyasal işlem ürünleri
- Yavaş dönen, depoda uzun süre bekleme ihtimali yüksek ürünler
Hangi ürünlerin SKT takibine alınacağı toptancının ürün gamına ve tedarikçi bilgilerine göre belirlenmelidir. Kozmetik ürünler TİTCK'nın kozmetik mevzuatına tabidir; etiketleme ve tarih gösterimine ilişkin güncel yükümlülükler için mevzuatı ve danışmanınızı kontrol edin.
Ürün bazlı ve lot bazlı SKT takibi arasındaki fark nedir?
| Yöntem | Nasıl çalışır? | Zayıf yanı |
|---|---|---|
| Excel listesi | Ürünler ve tarihler ayrı bir tabloda tutulur | Stok hareketleriyle bağlantısı yoktur, güncelliğini yitirir |
| Ürün kartında tek tarih | Her ürüne bir SKT yazılır | Aynı ürünün farklı tarihli partileri ayırt edilemez |
| Lot bazlı takip | Her parti kendi numarası, tarihi ve kalan miktarıyla tutulur | Girişte disiplin ister |
Lot bazlı takip başlangıçta biraz daha fazla veri girişi gerektirir ama gerçek tabloyu yalnızca o gösterir. Bir ürünün yüz adedinin hangi tarihlere dağıldığını bilmek, hangi partinin önce satılması gerektiğine karar vermenin tek yoludur. Bu çıkış sırasının adı FEFO'dur; ayrıntılarını FEFO nedir yazımızda anlattık.
SKT uyarı eşiği nasıl belirlenir?
Uyarı eşiği, tarihi yaklaşan bir partinin kaç gün önceden listede görüneceğidir. Doğru eşik ürünün satış hızına ve müşterinin ürünü kullanma süresine bağlıdır. Hızlı dönen bir şampuan için kısa bir eşik yeterli olabilirken, salonun aylarca kullandığı büyük ambalajlı bir ürün için daha uzun bir eşik gerekir; çünkü salon, kullanım süresi boyunca ürünün geçerli kalmasını bekler. Eşiği belirlerken şu soruları sorun:
- Bu ürün depoda ortalama ne kadar bekliyor?
- Salon ürünü açtıktan sonra ne kadar sürede bitiriyor?
- Tarihi yaklaşan ürünü kampanya ya da tedarikçiye iade ile değerlendirmek için ne kadar zamana ihtiyacım var?
Açıldıktan sonraki kullanım süresi (PAO) ile SKT arasındaki ilişkiyi PAO nedir yazımızda ele aldık.
Depoda SKT takibi için hangi rutin uygulanmalı?
- Girişte kayıt: Mal kabulde her partinin lot numarası ve SKT'si alış belgesiyle birlikte kaydedilir.
- Raf düzeni: Tarihi yakın parti öne, yeni gelen parti arkaya yerleştirilir.
- Haftalık kontrol: Eşik içine giren ve tarihi geçen partiler raporla gözden geçirilir.
- Karar: Yaklaşan stok için kampanya, tedarikçiyle görüşme ya da ayrı rafa alma kararı verilir.
- Sevkiyatta kontrol: Hazırlama sırasında personele hangi partinin çıkacağı gösterilir.
Tarihi yaklaşan stokla ne yapılabilir?
SKT takibinin asıl değeri, tarihi yaklaşan ürünü fark ettikten sonra alınan kararda ortaya çıkar. Rapor yalnızca bir liste üretir; listeyi gören kişinin seçenekleri bilmesi gerekir. Yaygın yollar şunlardır:
- Öncelikli sevkiyat: Tarihi yakın parti, uyarı eşiği içinde ama hâlâ makul süre varken normal siparişlerde öncelikle çıkarılır.
- Kampanya: Ürün, hızlı tüketen müşterilere yönelik bir indirim ya da miktar kampanyasıyla değerlendirilir. Bu durumda müşteriye tarih bilgisini açıkça vermek güveni korur.
- Tedarikçiyle görüşme: Bazı tedarikçiler belirli koşullarda değişim ya da iade kabul eder; bunun için erken haber vermek gerekir.
- Satıştan çekme: Tarihi geçmiş ya da sevk edilemeyecek kadar yaklaşmış ürün ayrı bir alana alınır ve kayıtlarda da satılabilir stoktan ayrılır.
Bu kararların düzenli verilmesi, aynı ürün grubunda tekrar tekrar fire oluşup oluşmadığını da gösterir. Sürekli tarihi yaklaşan bir ürün, sipariş miktarının ya da tedarik sıklığının gözden geçirilmesi gerektiğine işaret eder. Böylece SKT takibi yalnızca bir kontrol aracı olmaktan çıkar, satın alma planlamasını da besleyen bir bilgi kaynağına dönüşür.
selfBeautyStore'da SKT takibi nasıl yapılır?
selfBeautyStore'da stok kartında SKT takibi işareti bulunur ve lot ile son kullanma tarihi iki yoldan girilir: stok kartındaki "Lot / Son Kullanma Tarihi" bölümünden ya da alış faturası satırından. Satış faturasında lot seçilir; SKT'si en yakın geçerli lot önceden seçili gelir.
- Stok Raporları altındaki SKT / Lot Raporu, tarihi yaklaşan ve geçmiş lotları listeler.
- SKT uyarı eşiği firma ayarıdır; 7 ile 730 gün arasında belirlenir, boş bırakılırsa 180 gün kullanılır.
- Sipariş hazırlama fişinde FEFO lot önerisi ve eşik içine giren ya da tarihi geçmiş lotlar için uyarı görünür.
- Sipariş kargoya verildiğinde miktar FEFO sırasıyla lotlardan düşülür; iptal ve iadede geri alınır.
Stok ve lot özelliklerinin tamamı özellikler sayfasında, genel yapı güzellik toptancısı programı sayfasındadır.
Soğuk zincir ürünlerde SKT takibi nasıl farklılaşır?
Bazı kozmetik ürünler, örneğin belirli serum ve ampuller ya da yapıştırıcılar, düşük sıcaklıkta saklanmayı gerektirebilir. Bu ürünlerde son kullanma tarihi kadar saklama koşulu da önemlidir; uygun koşullarda tutulmayan ürün, tarihi gelmeden etkisini yitirebilir. Bu nedenle soğuk zincir gerektiren ürünlerin ürün kartında işaretlenmesi, depoda ayrı bir alanda tutulması ve sevkiyatta uygun paketleme yapılması gerekir. Hazırlama sırasında bu ürünlerin en son toplanıp hızla paketlenmesi, oda sıcaklığında geçen süreyi kısaltır. Salonlara da ürünü teslim aldıktan sonra nasıl saklamaları gerektiğini kısaca hatırlatmak, ürünün kullanım süresi boyunca kalitesini korumasına yardım eder.
SKT takibine nereden başlamalı?
Tüm depoyu bir anda lot bazlı takibe geçirmek zorunda değilsiniz. Önce kritik ürün gruplarını seçin, yeni gelen partileri lotlu kaydetmeye başlayın ve mevcut stoğu bir sayımla lotlara ayırın. Birkaç hafta içinde rapor anlamlı hale gelir ve hangi ürünlerin eşik içine girdiğini düzenli olarak görmeye başlarsınız.