FEFO Nedir? Kozmetik Deposunda Nasıl Uygulanır?

FEFO (First Expired, First Out), son kullanma tarihi en yakın olan ürün partisinin depodan ilk çıkmasını öngören stok çıkış yöntemidir. Kozmetik deposunda FEFO uygulamak, aynı ürünün farklı tarihli partileri arasında doğru olanı sevk ederek tarihi geçen stoğu ve salona eski ürün gönderme riskini azaltır.

Depo yönetiminde stok çıkış sırası için birkaç yaygın yöntem vardır. Kozmetik ürünlerde belirleyici olan genellikle giriş tarihi değil son kullanma tarihidir; çünkü tedarikçiden sonra gelen bir parti, önceki partiden daha kısa ömürlü olabilir. FEFO bu durumu dikkate alan yöntemdir.

FEFO, FIFO ve LIFO arasındaki fark nedir?

Çoğu durumda FIFO ile FEFO aynı sonucu verir; çünkü önce gelen parti genellikle tarihi de önce dolandır. Fark, sonradan gelen partinin daha kısa ömürlü olduğu durumlarda ortaya çıkar. Bu nedenle FEFO uygulamak için giriş sırasını değil her partinin tarihini bilmek gerekir.

Kozmetik deposunda FEFO neden önemlidir?

• Fire azalır: Tarihi yakın parti beklemeden çıkar, rafta tarihi geçen ürün birikmez.
• Müşteri güveni korunur: Salon, kısa ömürlü ürün aldığı izlenimine kapılmaz.
• İade azalır: Tarih nedeniyle geri gelen ürün sayısı düşer.
• Geri çağırma kolaylaşır: Hangi partinin kime gittiği bilindiği için sorunlu bir partide hızlı hareket edilir.

FEFO depoda fiziksel olarak nasıl uygulanır?

Sistem doğru partiyi önerse bile raf düzeni buna uymazsa personel eline ilk gelen ürünü alır. FEFO'nun sahada çalışması için birkaç basit kural yeterlidir:

1. Mal kabulde tarih kontrolü: Gelen partinin SKT'si ve lot numarası kaydedilir; aynı ürünün raftaki partisiyle karşılaştırılır.
2. Önden arkaya dizilim: Tarihi yakın parti rafın önüne, uzun ömürlü parti arkaya yerleştirilir.
3. Parti ayrımı: Farklı lotlar aynı kutuya karıştırılmaz; koli ya da raf gözünde ayrı tutulur.
4. Hazırlama fişinde lot bilgisi: Toplayıcıya hangi partiyi alacağı yazılı olarak gösterilir.
5. Dönemsel kontrol: Sayım sırasında raf dizilimi ve lot miktarları kontrol edilir.

FEFO'nun istisnaları var mıdır?

Bazı durumlarda FEFO kuralından bilinçli olarak sapılabilir. Örneğin bir müşteri ürünü uzun süre kullanacağını belirterek en uzun ömürlü partiyi isteyebilir ya da tarihi çok yaklaşmış bir parti normal sevkiyattan çıkarılıp ayrı değerlendirilebilir. Önemli olan bu istisnaların kayıt altında yapılması ve sistemdeki lot miktarlarının fiziksel stokla uyumlu kalmasıdır. Tarihi geçmiş bir partinin sevk edilmemesi ise istisnası olmayan bir kuraldır.

FEFO'nun temelini oluşturan lot ve tarih kaydını kozmetik ürünlerde SKT takibi yazımızda, hazırlama fişini ise barkodlu sipariş hazırlama fişi yazımızda anlattık.

FEFO satın alma ve kampanya planlamasıyla nasıl birleşir?

FEFO yalnızca depo içi bir kural değildir; satın alma kararlarıyla birlikte düşünüldüğünde daha etkili olur. Tarihi kısa bir partiyi büyük miktarda almak, FEFO ne kadar iyi uygulanırsa uygulansın fire riskini artırır. Bu nedenle tedarikçiden gelen partinin tarihi mal kabulde kontrol edilmeli ve beklenenden kısa ömürlü partiler satın alma ekibine bildirilmelidir.

Kampanya tarafında ise FEFO bir fırsat yaratır. Raporda tarihi yaklaşan lotlar görüldüğünde, bu ürünlere yönelik kısa süreli bir kampanya, stoğu tarih dolmadan eritmenin yolu olabilir. Kampanyanın hedef müşteri grubunu ürünü hızlı tüketen salonlardan seçmek, müşterinin de ürünü süresi içinde kullanmasını sağlar.

FEFO uygulamasının işlediği nasıl anlaşılır?

FEFO'nun düzgün çalışıp çalışmadığını anlamak için karmaşık göstergelere gerek yoktur. Birkaç basit gözlem yeterli bir resim verir:

• Sayımda raftaki lotlar ile sistemdeki lot miktarları örtüşüyor mu?
• Rapor, tarihi geçmiş ama hâlâ satılabilir stokta görünen lot gösteriyor mu?
• Salonlardan tarih kaynaklı iade ya da şikayet geliyor mu?
• Toplayıcılar hazırlama fişindeki lot önerisine uyuyor mu, yoksa sık sık farklı parti mi alıyor?

Bu soruların yanıtları olumsuzsa sorun genellikle mal kabulde ya da raf düzenindedir; sistem tarafından çok saha alışkanlıklarına bakmak gerekir.

selfBeautyStore'da FEFO nasıl uygulanır?

selfBeautyStore'da FEFO, lot ve SKT kayıtları üzerinden çalışır. Lotlar stok kartından ya da alış faturası satırından girilir; her lotun kalan miktarı ayrı tutulur.

• Hazırlama fişi: Sipariş hazırlama fişinde her kalem için FEFO sırasına göre lot önerisi gösterilir; SKT'si uyarı eşiğinden yakın ya da geçmiş lotlar işaretlenir.
• Otomatik düşüm: Sipariş "Kargoda" durumuna geçtiğinde miktar FEFO sırasıyla lotlardan düşülür; sipariş iptal edilir ya da iade gelirse düşüm geri alınır.
• Satış faturası: Faturada lot seçimi yapılır; kalanı olan lotlar listelenir ve SKT'si en yakın geçerli lot önceden seçili gelir. Kalan miktar yetmezse satır kaydedilmez.
• Rapor: SKT / Lot Raporu yaklaşan ve geçmiş lotları gösterir; uyarı eşiği firma ayarıdır.

Lot ve stok özelliklerini özellikler sayfasında, platformun genelini güzellik toptancısı programı sayfasında inceleyebilirsiniz.

FEFO, salon müşterisine ne kazandırır?

FEFO çoğunlukla depo verimliliği açısından anlatılır ama salon tarafında da doğrudan bir karşılığı vardır. Toptancı sistematik olarak tarihi en yakın geçerli partiyi gönderdiğinde, salonun eline düzensiz tarihli ürünler gelmez; bir ay önce aldığı ürünle bugün aldığı ürün arasında beklenmedik tarih farkları oluşmaz. Tarihi çok yaklaşmış partilerin normal sevkiyattan ayrılması ise salonun kullanım süresi içinde bitiremeyeceği ürünü almasını önler. Bu öngörülebilirlik, salonun kendi raf düzenini kurmasını kolaylaştırır ve toptancıya duyulan güveni artırır. Ürünleri açıldıktan sonra ne kadar sürede kullanması gerektiğini bilen salon için bu, kalite yönetiminin de bir parçasıdır.

FEFO'ya geçiş nasıl planlanmalı?

Geçişi bir sayımla başlatmak en temiz yoldur. Kritik ürün gruplarındaki mevcut stok lotlarına ayrılarak sayılır ve sisteme girilir; ardından yeni gelen her parti lotlu kaydedilir. Raf düzeni aynı anda önden arkaya dizilime göre yeniden kurulur. Birkaç hafta sonra hazırlama fişindeki lot önerileri ile raftaki ürünler örtüşmeye başlar ve FEFO günlük rutinin doğal bir parçası haline gelir.