B2B'de kredi limiti ve vade yönetimi, her müşteriye ödeme geçmişine ve sipariş hacmine göre bir açık hesap limiti ile ödeme süresi tanımlamak, yeni siparişte bakiye ve açık siparişlerle birlikte limiti kontrol etmek ve vadesi yaklaşan faturaları düzenli hatırlatmaktır. Limit siparişi engellemek için değil, riski görünür kılıp bilinçli onay vermek için vardır.
Kredi limiti neden gereklidir?
Açık hesapla satış, toptancının müşterisine faizsiz kredi açması demektir. Güzellik sektöründe bu yaygın bir uygulamadır; salonlar nakit akışlarını müşterilerinden gelen ödemelere göre planlar. Ancak sınırı belirlenmemiş açık hesap, tek bir müşterinin ödeme sorununun toptancının tüm nakit akışını etkilemesine yol açabilir.
Kredi limiti bu riski müşteri bazında sınırlar. Aynı zamanda satış ekibine net bir çerçeve verir: limiti dolan müşteriye yeni açık hesap sipariş için kimin onay vereceği bellidir.
Kredi limiti nasıl belirlenir?
Limit belirlemede tek bir formül yoktur; ama şu kriterler birlikte değerlendirilmelidir:
- Sipariş hacmi: Müşterinin bir vade dönemi içinde normalde ne kadar aldığı.
- Ödeme geçmişi: Faturalarını vadesinde mi, gecikmeli mi ödediği.
- Çalışma süresi: Yeni müşteriye düşük limitle başlayıp güven oluştukça artırmak.
- İşletme yapısı: Tek kişilik kuaför, çok şubeli güzellik merkezi ya da bayi.
- Teminat: Varsa çek, senet ya da başka güvenceler.
Yeni müşteride temkinli başlamak, mevcut müşteride ise limiti yılda en az bir kez gözden geçirmek sağlıklı bir yaklaşımdır.
Vade günü nasıl seçilmeli?
Vade, müşterinin faturayı kaç gün içinde ödeyeceğini belirler. Çok uzun vade toptancının finansman yükünü artırır; çok kısa vade ise müşteriyi rakibe yöneltebilir. Müşteri segmentine göre farklı vadeler kullanmak yaygındır.
| Müşteri tipi | Vade yaklaşımı | Not |
|---|---|---|
| Yeni kuaför ya da salon | Kısa vade ya da peşin | Güven oluştukça uzatılabilir |
| Düzenli güzellik merkezi | Standart vade | Ödeme geçmişine göre |
| Spa, otel, klinik | Kurumsal ödeme takvimine uygun vade | Satın alma süreçleri uzun olabilir |
| Bayi | Daha uzun vade | Yeniden satış döngüsü dikkate alınır |
Tablo bir düşünme çerçevesidir; gün sayılarını kendi finansman yapınıza göre belirleyin.
Limit aşılınca sipariş reddedilmeli mi?
Otomatik ret, iyi müşterileri de kaybettirebilir. Daha iyi bir yaklaşım, limiti aşan siparişin durdurulup onaya düşmesidir. Toptancı, müşterinin durumuna bakarak karar verir: ödeme yolda olabilir, sipariş dönemsel bir yoğunluk olabilir ya da gerçekten bir risk sinyali olabilir. Önemli olan bu kararın bilinçli verilmesi ve kayda geçmesidir.
- Kullanılabilir limit hesaplanırken yalnız bakiye değil, faturalanmamış açık siparişler de dikkate alınmalı.
- Limiti aşan sipariş hazırlanmadan önce yetkili onayı beklemeli.
- Müşteriye kart ya da havale gibi alternatif ödeme seçeneği sunulabilmeli.
- Sık limit aşan müşterinin limiti ya da ödeme koşulları yeniden değerlendirilmeli.
Vade takibi nasıl yapılmalı?
Vade takibi gecikmiş alacak oluştuktan sonra değil, vade gelmeden başlar. Vadesine birkaç gün kalan faturayı müşteriye hatırlatmak, ödemenin planlanmasına yardım eder ve tahsilat görüşmesini daha kolay hâle getirir. Vadesi geçen faturalar için ise tek bir hatırlatmanın ardından temsilcinin kişisel teması gerekir. Hatırlatma kurgusunu vade hatırlatma ile tahsilatı hızlandırmak yazısında ayrıntılı anlattık.
Limit ve vade müşteriye nasıl anlatılmalı?
Kredi limiti çoğu zaman müşteri tarafından bir güvensizlik işareti gibi algılanabilir. Bunu önlemenin yolu, limiti bir kısıtlama değil, iki taraf için de öngörülebilir bir çalışma çerçevesi olarak anlatmaktır. Müşteri, ne kadar açık hesapla çalışabileceğini ve faturalarını hangi sürede ödemesi gerektiğini baştan bildiğinde, siparişlerini ve ödemelerini buna göre planlar.
Müşterinin limitini ve kullanılabilir tutarını kendi ekranında görmesi bu iletişimi kolaylaştırır. Limitine yaklaşan bir salon sahibi, sipariş vermeden önce ödeme yapmayı ya da kartla ödemeyi tercih edebilir. Böylece limit aşımı sipariş anında değil, müşteri kendi kararını verirken yönetilmiş olur.
Limit artışı talepleri için de net bir süreç tanımlamak faydalıdır. Müşteri artış istediğinde hangi bilgilerin değerlendirileceği, kararı kimin vereceği ve ne kadar sürede cevap verileceği belli olmalıdır. Düzenli ve zamanında ödeyen müşteriye limit artışını kendiliğinden önermek ise ilişkiyi güçlendiren bir jesttir.
- Limit ve vadeyi müşteriye yazılı bildirin.
- Kullanılabilir limitin müşteri ekranında görünmesini sağlayın.
- Limit artışı için basit bir başvuru ve onay süreci tanımlayın.
Geciken ödemede hangi adımlar izlenmeli?
Vadesi geçen bir fatura her zaman bir risk işareti değildir; bazen yalnızca unutulmuş bir ödemedir. Bu yüzden ilk adım her zaman nazik bir hatırlatmadır. Gecikme sürdükçe adımlar kademeli olarak ağırlaşmalıdır, ama her aşamanın müşteriye önceden bilinen kurallarla yürümesi ilişkiyi korur.
- Vade gününde ya da hemen sonrasında otomatik hatırlatma.
- Kısa süre içinde temsilcinin kişisel araması.
- Gecikme sürerse yeni açık hesap siparişlerin onaya bağlanması.
- Ödeme planı görüşmesi ve gerekirse limitin yeniden belirlenmesi.
Bu adımların yazılı olması, satış ve muhasebe ekiplerinin aynı müşteriye farklı davranmasını önler.
selfBeautyStore'da kredi limiti ve vade nasıl çalışır?
selfBeautyStore'da müşteri onaylanırken kredi limiti ve vade günü tanımlanır. Müşteri açık hesap (cari) ile sipariş verdiğinde sistem cari bakiyeyi ve faturalanmamış açık cari siparişleri birlikte hesaplar; sipariş limiti aşıyorsa reddedilmez, toptancının onayına "limit onayı" olarak düşer. Toptancı açık hesap ödemeyi B2B Ayarları'ndan tamamen kapatabilir; kart (PayTR) ve havale/EFT seçenekleri ayrıca açılabilir.
Müşteri web vitrininde ve mobil uygulamada bakiyesini, kullanılabilir limitini ve vadesi geçmiş tutarı görür. Günlük çalışan vade hatırlatması, vadesine üç gün kalan ve vadesi geçen faturalar için müşteriye birer kez bildirim gönderir. Panelde vade ve yaşlandırma raporları geciken alacakları gösterir. Ayrıntılar cari ve tahsilat bölümünde ve kozmetik B2B sipariş sistemi sayfasında. Cari takibinin geneli için cari hesap takibi yazısına göz atabilirsiniz.
Özetle hangi kurallar uygulanmalı?
- Her açık hesap müşterisine yazılı bir limit ve vade tanımlayın.
- Limit hesabına açık siparişleri dahil edin.
- Limit aşımını ret değil, kontrollü onay sürecine bağlayın.
- Vadeyi önceden hatırlatın, geciken alacakta kişisel temas kurun.
- Limit ve vadeleri yılda en az bir kez gözden geçirin.