Cari ekstre, bir müşterinin belirli dönemdeki fatura, tahsilat ve iade hareketlerini tarih sırasıyla gösteren hesap dökümüdür. Mutabakat ise iki tarafın belirli bir tarihteki bakiyede anlaştığını karşılıklı teyit etmesidir. Ekstre düzenli paylaşılır ve mutabakat dönemsel yapılırsa, toptancı ile salon arasındaki bakiye anlaşmazlıkları büyümeden çözülür.
Güzellik toptancılığında bir salonun cari hesabında ay içinde onlarca hareket olabilir: siparişlerden kesilen faturalar, kısmi ödemeler, iade edilen ürünler, kampanya hediyeleri ve küçük düzeltmeler. Salon sahibinin kendi tuttuğu kayıt ile toptancının kaydı arasında küçük bir fark bile, birkaç ay sonra büyük bir tartışmaya dönüşebilir.
Bakiye anlaşmazlıkları neden ortaya çıkar?
- Kayda geç geçen tahsilatlar: Müşteri ödemeyi yapmıştır ama cariye birkaç gün sonra işlenir.
- İade belgesi eksikliği: Ürün geri alınmış, ancak iade faturası ya da cari düzeltmesi yapılmamıştır.
- Toplu ödemeler: Tek havaleyle birden çok fatura kapatılmış, hangisinin kapandığı belirsiz kalmıştır.
- Fiyat farkları: Müşteri beklediği iskontoyu faturada görememiştir.
- Belgeye erişim: Salon, kendisine kesilen faturaların kopyasını bulamadığı için kendi hesabını tutamaz.
Cari ekstre, mutabakat ve BA/BS arasındaki fark nedir?
Bu üç kavram sık karıştırılır ama farklı amaçlara hizmet eder:
| Belge | Ne gösterir? | Ne zaman kullanılır? |
|---|---|---|
| Cari ekstre | Dönem içindeki tüm hareketler ve yürüyen bakiye | İstendiğinde, vade öncesinde, tahsilat görüşmesinde |
| Mutabakat formu | Belirli tarihteki bakiye ve karşı tarafın onayı | Dönem sonlarında, yıl sonunda, anlaşmazlıkta |
| BA/BS raporu | Belirli tutarı aşan alış ve satış belgelerinin firma bazında toplamı | Mali bildirim dönemlerinde, muhasebe kontrolünde |
BA/BS formlarına ilişkin tutar sınırları ve bildirim süreleri mevzuatla belirlenir ve değişebilir; güncel kuralları mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir.
Salonlarla düzenli mutabakat rutini nasıl kurulur?
- Dönemi belirleyin: Hareketi yoğun müşterilerle aylık, diğerleriyle çeyrek dönemlik ya da yıl sonu mutabakatı planlayın.
- Önce kendi kayıtlarınızı temizleyin: Bekleyen tahsilatları, iadeleri ve düzeltmeleri işlemeden mutabakat göndermeyin.
- Ekstreyle birlikte gönderin: Sadece bakiye yazan bir form yerine dönemin ekstresini ekleyin; müşteri farkı kendi kaydında bulabilsin.
- Yanıt süresi verin: Belirli bir tarihe kadar itiraz gelmezse bakiyenin kabul edildiğini nazikçe belirtin.
- Farkları belge belge çözün: İtiraz gelirse tutarın tamamını değil, farkı oluşturan belgeyi bulun.
- Sonucu kaydedin: Onaylanan mutabakatı müşteri kartında saklayın.
Müşterinin kendi ekstresini görmesi neden önemlidir?
Mutabakatın en büyük düşmanı bilgiye geç erişimdir. Salon sahibi ekstresini ve faturalarını istediği an görebiliyorsa, farkı dönem sonunu beklemeden kendisi fark eder ve sorar. Bu, toptancı için de iş yükünü azaltır: ekstre isteyen telefonlar ve e-postalar azalır, sorular somut bir belge üzerinden gelir. Vade öncesinde gönderilen hatırlatmaların etkisi de artar; bunu vade hatırlatma yazımızda ele aldık.
İyi bir cari ekstrede hangi bilgiler bulunmalı?
Ekstre, müşterinin kendi kayıtlarıyla satır satır karşılaştırabileceği kadar ayrıntılı olmalıdır. Yalnızca dönem başı ve dönem sonu bakiyesi veren bir özet, farkın nerede olduğunu göstermez. Kullanışlı bir ekstrede şu bilgiler yer alır:
- Her hareketin tarihi, belge türü (fatura, tahsilat, iade, düzeltme) ve belge numarası
- Borç ve alacak tutarları ile her satırdan sonraki yürüyen bakiye
- Faturalar için vade tarihi
- Dönem başı devreden bakiye ve dönem sonu bakiyesi
- Kullanılabilir limit ve vadesi geçmiş toplam
Belge numaralarının ekstrede görünmesi özellikle önemlidir; müşteri bir faturayı kendi klasöründe numarasıyla arar. Faturanın PDF'ine ekstreden ya da ayrı bir fatura listesinden ulaşabilmek, mutabakat sürecini çok hızlandırır.
Satış temsilcisi mutabakatta nasıl rol almalı?
Mutabakat çoğu zaman muhasebenin işi gibi görülür ama salonla ilişkiyi en iyi bilen kişi satış temsilcisidir. Bir fark çıktığında temsilcinin müşteriyi arayıp durumu sakin bir dille açıklaması, resmi bir yazışmadan daha hızlı sonuç verir. Bunun için temsilcinin de müşterinin cari hareketlerine ve faturalarına erişebilmesi gerekir. Temsilci aynı zamanda iade ya da fiyat itirazı gibi farkın kaynağı olabilecek konuları sahada önceden fark edip muhasebeye iletebilir. Böylece fark mutabakat dönemine kalmadan çözülür.
selfBeautyStore'da cari ekstre ve mutabakat nasıl yapılır?
selfBeautyStore'da müşteri ve toptancı aynı cari kaydı görür.
- Müşteri tarafı: Web vitrinde Cari ekstre sayfası ve mobil uygulamada bakiye, kullanılabilir limit ve vadesi geçmiş tutar gösterilir. Faturalarım ekranında e-fatura PDF'leri görüntülenip paylaşılabilir.
- Toptancı tarafı: Panelde cari hesap listesi ve cari hareketleri; raporlarda borç-alacak durum raporu, ayrıntılı cari işlem raporu, mutabakat formu, BA/BS raporu, tahsilat raporu ve cari performans raporu bulunur.
- Siparişler faturalaştırıldığında fatura ve cari hareket birlikte oluşur; iade talepleri panelde onaylanarak takip edilir.
Cari modülünü özellikler sayfasında, platformun bütününü güzellik toptancısı programı sayfasında inceleyebilirsiniz.
Mutabakat sürecinde hangi kayıtlar saklanmalı?
Mutabakatın değeri, sonradan ortaya çıkabilecek bir tartışmada kanıt olarak kullanılabilmesinden gelir. Bu nedenle gönderilen formun kendisi, gönderim tarihi, karşı taraftan gelen onay ya da itiraz ve itirazın nasıl çözüldüğü birlikte saklanmalıdır. E-postayla yürütülen mutabakatlarda yazışmanın müşteri kartıyla ilişkilendirilmesi, yıllar sonra bile hangi bakiyede anlaşıldığını gösterir.
Bunun yanında mutabakata konu dönemin ekstresinin o tarihteki hali de önemlidir. Sonradan yapılan bir düzeltme eski bakiyeyi değiştirebilir; bu durumda düzeltmenin ayrı bir belgeyle ve açıklamayla yapılması, geçmiş mutabakatın anlamını korur. Kayıtların düzenli tutulması, yıl sonu kapanışında ve mali müşavirle yapılan kontrollerde de işi kolaylaştırır.
Mutabakatta fark çıkarsa ne yapılmalı?
Fark çıktığında ilk iş, farkın tutarıyla eşleşen belgeyi aramaktır. Çoğu zaman bir tahsilatın tarihi, bir iadenin işlenmemesi ya da bir faturanın müşteri kaydına girmemesi sorunun kaynağıdır. Belge bulunduğunda düzeltme yapılır ve güncel ekstre yeniden paylaşılır. Fark hızlı açıklanamıyorsa bile, müşteriye hangi belgeleri incelediğinizi yazılı bildirmek güveni korur. Düzenli ekstre paylaşımı ve dönemsel mutabakat, açık hesap ilişkisinin en sağlam güvencesidir.